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Productividad en el trabajo

Con cada día que pasa, el mundo laboral y personal en el que nos desenvolvemos se torna más competitivo. Esto se debe principalmente a que ha incrementado el número de profesionales y personas que trabajan por su cuenta (emprendedores); así como también las empresas han aumentado sus niveles de calidad y desempeño. Para tener éxito en este ambiente, debemos comprender cómo a veces malgastamos tiempo valioso, por lo que siempre debemos estar a la búsqueda de cómo aumentar la productividad en el trabajo.

La productividad en el trabajo consiste en realizar más tareas en igual o menor tiempo. Es decir, ser productivo no es un estado, sino un proceso continuo mediante el cual evaluamos y mejoramos nuestras estrategias laborales para obtener mayores resultados y beneficios. Precisamente por ello, la técnica más efectiva para lograrlo consiste en hacernos “rendir cuentas” (a uno mismo, a un compañero o a un jefe).

¿Qué quiere decir y en qué consiste rendir cuentas (en inglés, “to be accountable”)? En pocas palabras, significa ser capaz de dar cuenta sobre cuánto (y cómo) se ha avanzado hacia los objetivos propuestos; implica reconocer que se fracasa principalmente por centrarse en “grandes objetivos” que causan ansiedad y estrés, por lo que debemos dividir nuestro plan en tareas más pequeñas que colaboren con la meta final.

¿Cómo se logra esto? Hay que dejar en claro que algunas personas necesitan conseguir un compañero que esté dispuesto a hacerle rendir cuentas, mientras que otros pueden hacerlo por sí mismos. Lo siguiente es ponerse manos a la obra, lo que comienza con escribir lo que se debe hacer; en otras palabras, realizar listas de cosas por hacer (“to-do list”).

En este sentido, hay algunas cosas que se deberían evitar en función de tener una lista de pendientes efectiva. En primer lugar, no se deberían crear listas tan largas que no eviten ni el estrés ni la ansiedad, resultando en pérdida de tiempo. No debería confundirse la cantidad con la calidad. Por otro lado, debe evitarse añadir ítems a la lista sin categorización o prioridades. Por último, no utilizarla como forma de tortura.

Por ello, hay algunos pasos para mejorar y tener listas de pendientes efectivas, que ayuden a rendir cuentas y así aumentar la productividad en el trabajo: lo primero es categorizar para simplificar. Algunos recomiendan no mantener más de siete u ocho ítems, mientras que otros no soportan más de tres ítems en la lista. En segundo lugar, es importante realizarla con anticipación: lo ideal es hacerla cada noche. Y, por último, crear prioridades; esto ayudará ayudará a reducir el tamaño de la lista. Para lograrlo, hay que determinar qué es importante y urgente; lo que es es importante, pero no urgente; lo que es urgente, pero no importante; y lo que no es ni importante y ni urgente

Un aspecto básico que ayudará en tu estrategia de rendir cuentas es añadir estimaciones del tiempo que tomará cada tarea. Esto permitirá planear de manera efectiva y permitirá también saber si una tarea pequeña está tomando más tiempo del necesario.

Por último, es vital mantener un registro del desempeño. Se logra evaluando qué tareas se completaron y cuáles no para saber si se están estableciendo las prioridades adecuadas, recordando no sólo realizar lo que es urgente, sino también lo que es importante a largo plazo. Pero, lo más importante, es tener presente que Roma no se construyó en un día: construir hábitos lleva tiempo.

Por tanto, ante la necesidad de aumentar la productividad en el trabajo, una de las técnicas que podemos utilizar es trazar un plan y rendir(nos) cuentas de los objetivos que nos hemos planteado. Para ello, lo mejor es utilizar una lista de pendientes (to-do list), para lo que necesitaremos saber establecer prioridades y categorías de importancia a nuestras tareas por hacer, creando una lista cada noche y evitando incluir más de siete u ocho ítems en ella. A partir de allí, hay que llevar un registro de los objetivos cumplidos y por cumplir.

Pero hay dos cosas importantísimas a recordar: el objetivo de la productividad en el trabajo es hacer igual o mayor trabajo en menos tiempo, de manera que no debamos esclavizarnos cada día: la mejor forma de mantener y aumentar la productividad es mantenerse saludable. Y segundo: estos son tips que debes adaptar a tu estilo y ética de trabajo, cada persona es diferente y funciona de formas distintas.

Referencias
Korkki, Phyllis (s/f). How to Improve Your Productivity At Work. En The New York Times. Recuperado de https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-improve-your-productivity-at-work
Loder, Vanessa (2 de junio del 2014). Five Best To-Do List Tips. En Forbes. Recuperado de https://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/02/five-best-to-do-list-tips/#292aa738651b
O’Donovan, Kirstin (s/f). Why “To-Do” Lists Don’t Work, and How To Change That. En LifeHack. Recuperado de http://www.lifehack.org/articles/productivity/why-lists-dont-work-and-how-change-that.html

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